Zgomotul în biroul deschis deranjează mai ales prin conversațiile inteligibile ale colegilor, nu prin volum. O discuție de la câțiva metri, din care se înțeleg cuvintele, atrage atenția mult mai ușor decât un ventilator sau traficul de afară. De aceea, rezultatele bune vin din combinarea a trei măsuri: împărțirea spațiului în zone, reguli clare pentru apeluri și materiale care absorb sunetul.
Ce tip de zgomot deranjează cel mai mult într-un birou deschis?
Vorbirea inteligibilă este sursa care deranjează cel mai mult într-un birou deschis, deoarece creierul procesează automat cuvintele auzite, chiar și atunci când persoana încearcă să le ignore. Urmează telefoanele care sună, notificările sonore, imprimanta și discuțiile din zona de cafea. Zgomotul de fond constant, de tipul ventilației, este perceput în schimb ca neutru de cei mai mulți oameni și poate chiar masca o parte din conversații.
Cum se împarte spațiul pentru a reduce zgomotul?
Spațiul se împarte după tipul de activitate: lucrul care cere concentrare se așază departe de funcțiile zgomotoase, iar discuțiile au locuri dedicate.
- Zona de liniște: câteva mese unde nu se vorbește la telefon și nu se țin discuții, potrivite pentru analiză, scris sau calcule.
- Zona de colaborare: mese de lucru în echipă, așezate spre intrare sau lângă sălile de ședință.
- Cabine sau camere mici pentru apeluri și videoconferințe, chiar și una singură la un grup de colegi.
- Funcțiile zgomotoase (imprimanta, bucătăria, recepția) se mută cât mai departe de zona de liniște.
Principiile generale de amenajare a postului de lucru sunt prezentate în ghidul despre crearea unui birou ergonomic.
Ce reguli de comunicare ajută concentrarea echipei?
Regulile care ajută cel mai mult sunt cele scrise, scurte și acceptate de toată echipa, nu cele impuse de un singur coleg deranjat. Câteva exemple aplicate în multe firme mici:
- Apelurile mai lungi de câteva minute și videoconferințele se mută în camera de apeluri.
- Telefoanele stau pe silențios sau pe vibrații în zona de lucru.
- Un semn convenit, cum ar fi căștile purtate, înseamnă că persoana nu vrea să fie întreruptă.
- Una sau două ferestre de timp pe zi sunt rezervate lucrului fără ședințe și fără întrebări ad-hoc.
- Întrebările care pot aștepta se trimit în scris, nu se pun peste birou.
Astfel de reguli funcționează mai bine într-o echipă cu încredere reciprocă, subiect tratat în articolul despre construirea unei culturi organizaționale pozitive.
Ce materiale reduc zgomotul în birou?
Zgomotul se reduce cel mai eficient prin suprafețe care absorb sunetul, plasate pe tavan, pe pereți și pe pardoseală.
| Măsură | Ce rezolvă | Efect orientativ |
|---|---|---|
| Tavan fonoabsorbant | Ecoul general al încăperii | Mare, mai ales în spațiile cu tavan dur |
| Panouri textile pe pereți | Reflexiile din apropierea meselor | Mediu |
| Mochetă sau covoare | Pașii, scaunele trase, ecoul | Mediu |
| Paravane înalte între mese | Vocea colegului de vizavi | Mediu, dacă depășesc înălțimea capului așezat |
| Plante | Senzația de spațiu mai cald | Mic asupra zgomotului |
Ordinea obișnuită este întâi tavanul și pardoseala, apoi paravanele și panourile acolo unde problemele persistă.
Ce efecte poate avea zgomotul asupra angajaților?
Zgomotul de birou nu ajunge de regulă la niveluri care să afecteze auzul, însă întreruperile repetate cresc oboseala, iritabilitatea și senzația de stres la sfârșitul zilei. Unele persoane, de exemplu cele cu dificultăți de concentrare sau cu migrene, sunt mai sensibile la acest tip de mediu. Tehnicile scurte de revenire după întreruperi sunt descrise în articolul despre mindfulness la birou.
Țiuitul persistent în urechi, durerea de ureche sau scăderea treptată a auzului sunt motive de consult la medic, iar informațiile de aici nu înlocuiesc consultul medical. Pierderea bruscă a auzului la una sau la ambele urechi, apărută în câteva ore sau peste noapte, cere consult la un medic ORL sau la urgențe în aceeași zi.
Cum se verifică dacă măsurile au funcționat?
Măsurile se verifică prin întrebări simple adresate echipei înainte și la câteva săptămâni după schimbare: cât de des este întreruptă fiecare persoană, unde se lucrează cel mai greu și dacă regulile sunt respectate. Un chestionar anonim de câteva rânduri dă răspunsuri mai sincere decât o discuție în ședință. Ajustările se fac pe rând, ca să fie clar care dintre ele a contat.
