Programul de lucru poate arata foarte diferit de la o zi la alta. Uneori ai cateva ore linistite pentru proiectele tale, iar alteori alternezi intre redactare, mesaje, apeluri si discutii cu echipa. Tocmai de aceea, ritmul zilei se poate schimba de mai multe ori fara sa iti dai seama.
Pe birou ajung de obicei lucrurile pe care le folosesti cel mai des. Telefonul, agenda, castile sau o cana cu apa sunt exemple obisnuite. Aici poate avea loc si un flacon de Lubristil, daca face parte deja din produsele tale personale. Fiecare isi organizeaza spatiul in functie de propriile obiceiuri.
Atunci cand ai o intalnire programata, nu este nevoie sa opresti intreaga zi. De cele mai multe ori este suficient sa stii ce urmeaza, sa ai la indemana materialele potrivite si sa poti trece usor inapoi la activitatea pe care o faceai inainte.
Cum iti pregatesti biroul inainte de activitatile programate
Inainte sa inceapa o sedinta online, merita sa ai pe masa lucrurile de care vei avea nevoie. Daca folosesti o agenda cu idei sau faci o prezentare, te poti asigura ca le ai la indemana si ai totul notat. Totodata, poti pastra aproape si alte obiecte, precum un flacon de Lubristil RELAX, fara sa ocupe locul destinat documentelor sau laptopului.
Ordinea din jurul tau poate conta mai mult decat numarul obiectelor aflate pe birou. Un caiet deschis, un pix si materialele pentru intalnirea respectiva sunt de multe ori suficiente pentru a evita cautarile din timpul conversatiei.
Pe parcursul zilei pot ramane pe birou si produse personale pe care le folosesti ocazional. O pereche de ochelari, un balsam de buze sau picaturi ochi pot fi asezate intr-un colt al biroului, astfel incat sa nu intre in zona in care lucrezi.
Cateva lucruri pot fi verificate separat inainte de conectare:
- Bateria castilor, daca folosesti un model fara fir
- Microfonul selectat in aplicatia de apel
- Documentele pe care urmeaza sa le deschizi
- Conexiunea la internet
- Telefonul trecut pe modul silentios
Fiecare discutie poate avea un scop diferit
Nu toate intalnirile sunt construite la fel. Unele sunt dedicate prezentarii unui proiect, altele au rolul de a clarifica o singura problema sau de a stabili urmatorii pasi ai unei echipe. De aceea, pregatirea poate fi diferita de fiecare data.
Conteaza si felul in care participi. Uneori vei vorbi mai mult, alteori vei asculta si vei nota doar informatiile care te privesc. Nu este nevoie sa pregatesti aceleasi materiale pentru orice apel din calendar.
In functie de scopul intalnirii, poti avea in vedere aspecte diferite:
| Tipul intalnirii | Ce poate fi util |
|---|---|
| Prezentarea unui proiect | Sa ai exemplele si fisierele pregatite |
| Discutie de echipa | Sa verifici subiectele aflate pe ordinea de zi |
| Intalnire cu un client nou | Sa recitesti informatiile despre proiect |
| Conversatie pentru stabilirea unui termen | Sa ai calendarul actualizat |
| Sesiune de feedback | Sa pastrezi loc pentru notite |
Dupa ce stii scopul discutiei, este mai usor sa alegi ce merita pregatit si ce poate ramane pentru mai tarziu. In acest fel, poti intra in conversatie stiind deja care sunt lucrurile asupra carora trebuie sa iti indrepti atentia.
Cum revii la lucru dupa ce conversatia s-a incheiat
Inchiderea apelului este, de multe ori, momentul in care ziua revine la ritmul obisnuit. Laptopul ramane deschis, dar atentia se muta din nou spre proiectele la care lucrai inainte sau spre urmatoarea activitate din program.
Nu fiecare intalnire lasa in urma sarcini noi. Uneori este suficient sa retii o informatie, iar alteori trebuie sa continui un proiect pornind de la ceea ce s-a discutat. Diferenta dintre cele doua te ajuta sa nu transformi fiecare apel intr-o lista lunga de obligatii.
Daca ai ceva de facut dupa discutie, poate fi vorba despre:
- Trimiterea unui fisier promis
- Actualizarea unei date din calendar
- Completarea unor notite intr-un document
- Salvarea materialelor primite intr-un folder
- Confirmarea unui detaliu prin email
O zi de lucru nu trebuie sa graviteze in jurul apelurilor
Apelurile si discutiile online sunt doar o parte din activitatile unei zile. Intre ele raman momente pentru concentrare, redactare, analiza sau alte sarcini care cer liniste si atentie. O organizare simpla inseamna sa stii ce urmeaza, sa ai aproape lucrurile de care ai nevoie si sa poti trece usor de la o activitate la alta. Fara reguli complicate, ziua poate ramane flexibila chiar si atunci cand programul este plin.
